Lämpligaste sättet är att kalla ihop intresserade till ett möte där ni annonserar att föreningen ska bildas. Kallelsen utfärdas av de som har tagit initiativet till bildandet. Alla intresserade ska ha möjlighet att komma till mötet och i princip får man inte stänga ute någon från mötet.
Vid bildandemötet bör närvarolista upprättas. Denna kan också användas som röstlängd i de fall omröstning begärs. Initiativtagarna sköter normalt denna procedur fram tills mötet har valt mötesfunktionärer (mötesordförande, sekreterare och justeringsmän/rösträknare).
Mötesordföranden lotsar deltagarna genom föredragningslistans punkter som bör vara minst följande:
Fastställande av närvarolista/röstlängd (bilägges protokollet)
Val av mötesordförande
Val av protokollsekreterare
Val av två protokolljusterare och rösträknare
Fastställande av föredragningslista för mötet
Fråga om bildande av föreningen (ska den bildas ja eller nej)
Fastställande av stadgar för föreningen
Fastställande av namn på föreningen
Beslut om medlemsavgiftens storlek
Val av interimsstyrelse (ordförande samt X antal ledamöter) för tiden fram till och med det första ordinarie årsmötet.
För att få bilda en ideell förening finns krav från Skatteverket att man måste vara minst 3 personer – detta för att det behövs en ordförande, en sekreterare och en kassör i en styrelse. Vår rekommendation är dock att man är som minst 5 stycken, då en förening skall ha en revisor och även gärna en valberedning.
När mötet har avverkat samtliga punkter på föredragningslistan är föreningen bildad. För att man ska vara säker på att det har gått rätt till är det viktigt att skriva ett protokoll. Av protokollet ska framgå vilka som varit närvarande samt vilka beslut som har fattats. Närvarolista och stadgar bör biläggas originalprotokollet. Självklart ska det av protokollet också framgå vilka som har valts att ingå i föreningens styrelse.